SAP ERP ↔ HubSpot Schnittstellenberatung

Projektkontext

Der Kunde wollte Daten aus seinem SAP-ERP-System, insbesondere Angebote, Aufträge und Produkthistorie, korrekt in HubSpot abbilden. Ich habe hier beratend unterstützt: bei der Datenstrategie und bei der Kommunikation zwischen den beiden Systemen, von der Schnittstellenbeschreibung über die Kommunikationswege bis zum Handling des Mappings.

Herausforderungen

• Fehlende Schnittstellenbeschreibung: Kommunikationswege zwischen SAP ERP und HubSpot waren nicht dokumentiert
• Datenstrategie: Klärung, welche ERP-Daten in welcher Form und Richtung in HubSpot benötigt werden
• Mapping-Handling: Angebote, Aufträge und Produkthistorie mussten auf passende HubSpot-Strukturen abgebildet werden
• Bestehende Sales-Prozesse: Neue Datenstrukturen durften laufende Vertriebsprozesse nicht unterbrechen

Beratungsansatz

Schnittstellenbeschreibung und Kommunikationswege

Gemeinsam mit dem Kunden habe ich die Kommunikation zwischen SAP ERP und HubSpot beschrieben und dokumentiert: welche Daten wann und in welche Richtung fließen, und wie das Mapping zwischen den beiden Datenmodellen gehandhabt wird.

• Schnittstellenbeschreibung als gemeinsame Grundlage für ERP und HubSpot
• Definition der Kommunikationswege zwischen den Systemen
• Handling des Mappings zwischen ERP-Feldern und HubSpot-Properties

Custom Objects für Angebote, Aufträge und Produkthistorie

• Angebote: als Custom Object in HubSpot abgebildet, verknüpft mit Kontakten und Deals
• Aufträge: eigenes Custom Object für Auftragsdaten aus dem ERP
• Produkthistorie: Custom Object zur Nachverfolgung, welche Produkte ein Kunde über die Zeit bezogen hat

Flows für bestehende Sales-Prozesse

• Flows, die Zustände der Custom Objects auf die bestehenden Sales-Prozesse abbilden
• Automatisierte Statusübergänge, abgestimmt auf die vorhandene Vertriebspipeline

Technologie-Stack

Ergebnisse

• Dokumentierte Schnittstellenbeschreibung zwischen SAP ERP und HubSpot als gemeinsame Grundlage
• Angebote, Aufträge und Produkthistorie korrekt in HubSpot abgebildet über eigene Custom Objects
• Projektlaufzeit von rund fünf Monaten, Mitte 2026, ohne Unterbrechung der bestehenden Sales-Prozesse

Best Practices

• Schnittstellenbeschreibung und Kommunikationswege schriftlich festhalten, bevor mit der Umsetzung in HubSpot begonnen wird
• Mapping zwischen ERP-Datenmodell und HubSpot-Objekten frühzeitig mit den Fachbereichen abstimmen
• Custom Objects so anlegen, dass sie sich sauber mit bestehenden Sales-Prozessen verknüpfen lassen
• Flows schrittweise einführen, damit laufende Vertriebsprozesse nicht unterbrochen werden